O início de um projeto de gestão pressupõe um trabalho de preparação fundamental para o sucesso organizacional da iniciativa.
A partir da sua experiência na área, Arnaud Hulstaert elencou um conjunto de dez boas práticas:
1) Apoio da hierarquia de topo
A implementação de um projeto de gestão documental vai influenciar um número significativo de colaboradores da organização, importa por isso ter o respaldo dos níveis hierárquicos mais elevados. É necessário motivar para a adesão voluntária ao projeto, demonstrando as suas vantagens, mas em certos momentos pode ser necessário autoridade para impor novas práticas.
2) Definição do âmbito institucional do projeto
Todos os departamentos, serviços e atividades da organização vão ser abrangidos pelo projeto? Importa delinear quem vai participar e/ou integrar o projeto nas suas várias fases.
3) Definição do âmbito informacional do projeto
Importa determinar se todas as tipologias informacionais devem ser abrangidas pelo projeto. Depois de identificado o perímetro informacional abrangido, segue-se a identificação dos documentos a integrar, incluindo o seu valor, o grau de confidencialidade, os direitos de acesso e de edição. Um grupo multidisciplinar e pluridepartamental, representando toda as atividades e serviços, é um contributo muito valioso.
4) Identificação das necessidades funcionais e não funcionais
Partindo da identificação dos âmbitos institucional e informacional, torna-se necessário determinar as necessidades funcionais em cada uma das etapas da gestão da informação (integração, descrição, armazenamento, difusão, etc) e as ligações de integração aplicáveis.
5) Determinar indicadores de concretização
Neste tipo de projeto, é de evitar formular indicadores de concretização demasiado vagos, como “o sistema tem de permitir aos seus utilizadores trabalhar de maneira mais eficaz”. Podem ser definidos prazos temporais, os quais são de fácil aferição.
6) Posicionar o sistema de gestão da informação relativamente a outras aplicações
Certas aplicações para setores/atividades específicas da organização produzem e gerem documentos. Qual é a sua relação com o sistema de gestão documental? Quais as funcionalidades que estas aplicações delegam no sistema de gestão documental? Importa que cada nova aplicação se integre harmoniosamente com o sistema de gestão da informação evitando o surgimento de “silos de informação” isolados.
7) Delimitação da organização
Em contexto organizacional, todos os procedimentos devem estar claramente definidos. Por exemplo: como é tratada a correspondência postal e eletrónica recebida? Qual o workflow para a redação dos documentos de divulgação externa? Quando é que um documento deve ser integrado no sistema de gestão da informação? Qual o número previsível de utilizadores do sistema de gestão da informação?
8) Competências especializadas
O projeto de gestão da informação exige o envolvimento de colaboradores com competências neste domínio, tanto ao nível da gestão de projeto como da análise.
9) Decomposição em sub-projetos e definição de prioridades
Será de evitar projetos demasiados ambiciosos e perturbadores para o funcionamento da organização, pode optar-se por identificar sub-projetos passíveis de serem implementados de forma independente, estabelecendo prioridades. Será vantajoso começar com um projeto de atinja resultados concretos e percetíveis pelos colaboradores, de modo a evidenciar o mérito do projeto.
10) Formação dos intervenientes no projeto
Apresentar os princípios e as funcionalidades dos sistemas de gestão da informação, formando todos os colaboradores envolvidos, constituirá uma boa estratégia para fomentar a adesão e o sucesso do projeto.